Asistente Administrativo New York

Optimatum Solutions LLC

Asistente Administrativo

Tiempo completo • New York
Responsive recruiter
Beneficios:
  • 401(k)
  • Coincidencia 401(k)
  • Bonificación basada en el rendimiento
  • Salario competitivo
  • Seguro dental
  • Descuentos para empleados
  • Seguro médico
  • Formación y desarrollo
  • Seguro de visión
  • Recursos de bienestar
Optimatum Solutions busca un Asistente Administrativo altamente cualificado y proactivo para apoyar directamente al CEO. El candidato ideal cuenta con 10 años de experiencia en un cargo administrativo con al menos 5+ años apoyando a la alta dirección, destaca en la gestión compleja de calendarios y en los desplazamientos, y demuestra una atención excepcional al detalle mientras gestiona múltiples prioridades complejos. Este puesto requiere un comunicador pulido con sólidas habilidades en Excel y PowerPoint, una mentalidad de persona emprendedora y una pasión por aprender y afrontar nuevos retos. La experiencia previa redactando comunicaciones a nivel ejecutivo y el conocimiento de los sistemas CRM son muy valoradas.

Buscamos a un profesional motivado dispuesto a asumir la responsabilidad en un rol que combine soporte de ventas con una ejecución práctica de marketing. En este puesto, tendrás la autonomía para influir en cómo aumentamos los ingresos mediante:

Este puesto está diseñado para alguien que prospera en entornos donde se valora la iniciativa y se fomenta la independencia. Con la flexibilidad para ampliar responsabilidades según tu disponibilidad y necesidades empresariales, tendrás la oportunidad de causar un impacto visible mientras haces crecer tu carrera.

Si estás listo para aprovechar tu experiencia en un entorno donde la agilidad, la creatividad y el impacto importan—y donde tu trabajo será visto y sentido—este es el puesto para ti.


Nuestra historia
Optimatum es una empresa líder en gestión de proveedores, que ofrece ahorros para la cadena de suministro de RRHH desde 2007. Somos la primera empresa del mercado en incorporar las mejores prácticas en gestión de proveedores a las operaciones de la cadena de suministro de RRHH: atención sanitaria patrocinada por empleadores, jubilación, sistemas de RRHH y servicios de fusiones y adquisiciones/transición. Diseñamos y ejecutamos estrategias de armonización y proporcionamos gestión activa y supervisión para ayudar a los clientes a crear y capturar valor. Nuestras soluciones de extremo a extremo son sencillas de implementar y mantener, y impulsan la eficiencia operativa mediante la responsabilidad de proveedores.

Somos una organización emprendedora de alto rendimiento construida sobre una base de enfoque al cliente e innovación. Nuestra cultura celebra la individualidad, la inclusión y el crecimiento colaborativo. En Optimatum, encontrarás un entorno que fomenta el aprendizaje continuo y el desarrollo personal, sin las limitaciones de la burocracia corporativa. Cada miembro del equipo desempeña un papel significativo en nuestro éxito y es reconocido por sus fortalezas y contribuciones únicas.


La oportunidad

  • Gestiona un calendario ejecutivo dinámico y complejo, priorizando proactivamente las reuniones, resolviendo conflictos y anticipando necesidades.
  • Coordinar el ámbito nacional de principio a fin: reservas de vuelos/hoteles, visados (según sea necesario), itinerarios detallados, gestionar la logística del equipo y los eventos
  • Preparar, pulir y ofrecer presentaciones (PowerPoint) y análisis (Excel) para reuniones internas y externas.
  • Actuar como principal punto de contacto del CEO con el equipo interno, clientes y socios; Ejerce juicio y discreción en todas las interacciones.
  • Realizar investigaciones específicas, recopilar materiales informativos y redactar resúmenes ejecutivos para facilitar una toma de decisiones informada.
  • Impulsar el seguimiento de acciones y plazos de alta prioridad; Haz un seguimiento de los compromisos y asegúrate de cumplir a tiempo.
  • Mantener registros confidenciales y sistemas organizados de archivo digital/físico.
  • Planifica y apoya reuniones de liderazgo, ejecutivos fuera de las sedes, sesiones de la junta directiva y eventos de la empresa.
  • Impulsa mejoras en procesos que aumenten la eficiencia y la productividad ejecutiva.
  • Coordinar iniciativas multifuncionales: facilitar la colaboración y garantizar la rendición de cuentas entre los equipos.
  • Colabora con el CEO para operacionalizar prioridades, identificar los bloqueos a tiempo y impulsar resultados en un entorno en rápida evolución.
  • Redacta, edita y corrige comunicaciones profesionales (correos electrónicos, memorandos, anuncios) que reflejen la voz del CEO y los estándares organizativos.
  • Demuestra una alta inteligencia emocional al gestionar comunicaciones sensibles y manejar situaciones de alta presión.
  • Cultivar relaciones sólidas con líderes internos, clientes, proveedores y socios; servir como representante de confianza del CEO.
  • Experto en Microsoft Suite
  • Cómodo con la coordinación virtual entre husos horarios (Teams); Garantizar una colaboración híbrida/remota fluida.

Cualificaciones

  • 10 años de experiencia administrativa previa con al menos 5+ años apoyando a altos ejecutivos (se prefiere alta dirección) en un entorno acelerado.
  • Experiencia probada en gestión de calendarios y logística organizativa.
  • Atención excepcional al detalle, organización y capacidad para gestionar múltiples tareas complejas simultáneamente.
  • Automotivado, proactivo y capaz de trabajar con una dirección mínima; demuestra un gran juicio y discreción.
  • Habilidades de comunicación escrita y verbal perfeccionadas con experiencia en la redacción de correspondencia a nivel ejecutivo.
  • Cómodo adaptándose a prioridades cambiantes y aprendiendo nuevas herramientas y procesos.
Atributos Fundamentales para el Éxito

  • Mentalidad estratégica con la capacidad de anticipar necesidades y recomendar soluciones.
  • Alta inteligencia emocional, profesionalidad y orientación al cliente.
  • Solucionador de problemas ingenioso que asume la responsabilidad y entrega resultados.
  • Aprendiz continuo—deseoso de adoptar nuevas herramientas y enfoques.
  • Jugador de equipo que genera confianza y se comunica con claridad y tacto.
  • Actúa con un sentido de urgencia.
  • Excelentes habilidades de gestión del tiempo.
  • Capacidad para mantener la calma y la organización en momentos rápidos.

Ofrecemos una compensación competitiva y un generoso paquete de beneficios para empleados que incluye:

  • Salario y bonificación
  • Cobertura sanitaria integral – Médica, Dental, Visión, Seguro de Vida, Enfermedades Sexuales y LTD
  • 401(k) con aportación del empleador
  • Política flexible de días libres, incluyendo vacaciones, días personales y festivos

Únete al equipo de Optimatum, aporta tu talento y trabaja en nuestra oficina de Nueva York situada en la zona del Rockefeller Center.


** El salario anual esperado oscila entre 65.000 y 90.000 dólares. Las ofertas salariales se basan en una amplia gama de factores, incluyendo, pero no limitado a, habilidades relevantes, formación, experiencia, educación, ubicación geográfica, rendimiento, requisitos de viaje, métricas basadas en ingresos, cualquier acuerdo contractual y, cuando proceda, certificaciones y licencias obtenidas. También se consideran factores de mercado y organizativos.
Compensación: 65.000,00 $ - 90,000,00 $ al año




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